Homeoffice im Arbeits-, SV- und Steuerrecht

Aufgrund der anhaltenden Corona – Pandemie wurde Homeoffice für vielen Menschen gelebter Alltag. Der lange verhandelte Homeoffice-Maßnahmenpakt blieb hinter den Erwartungen. Nachfolgend die wichtigsten Eckpunkte:

Arbeitsrecht:

Definition von Homeoffice:

„Arbeit im Homeoffice liegt vor, wenn ein Dienstnehmer
regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt.“

Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur Ausgestaltung des Homeoffice ist erforderlich. Diese können auch elektronisch erfolgen. Es besteht weiterhin weder Recht noch Pflicht auf Homeoffice. Die Beendigung aus wichtigen Grund ist unter Einhaltung einer Frist von einem Monat beidseitig möglich – unabhängig der vertraglichen Vereinbarung. Der Arbeitgeber muss die allenfalls erforderlichen digitalen Arbeitsmittel wie z.B. PC/Laptop, Handy und
Datenverbindung bereitstellen.

Sozialversicherung

Hinsichtlich Unfallversicherung gelten auch Unfälle die sich im „Homeoffice“ ereignen, als Arbeitsunfälle.

Unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel und die Zahlung eines Homeoffice-Pauschales in Höhe von EUR 3,00 pro Tag für max. 100 Tage (in Summe EUR 300,00/ Jahr) sind nicht sozialversicherungspflichtig.

Steuerrecht – befristet bis 31.12.2023

Die nachführenden Bestimmungen gelten ab dem Veranlagungsjahr 2021:

• Die Überlassung digitaler Arbeitsmittel, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden lösen keine Abgabenpflicht aus (kein Sachbezug!).
• Unter dem häufig verwendeten Begriff des „Homeoffice-Pauschale“ versteht man Zahlungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer von bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag. Diese Pauschale ist abgabenfrei und steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu. Der abgabenfreie Höchstbetrag beträgt somit EUR 300,00 pro Jahr. Zahlungen die darüber hinausgehen, sind im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung nachzuversteuern. Im Falle einer Abgabenprüfung kann der Nachweis erforderlich sein, dass an den entsprechenden Tagen ganztägig im Homeoffice gearbeitet wurde.
• Falls der Höchstbetrag von EUR 300,00 nicht ausgeschöpft wird, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf bis zu max. EUR 300,00 als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
• Wie bereits bisher können Ausgaben für digitale Arbeitsmittel zur Verwendung im „Homeoffice-Arbeitsplatz“ als Werbungskosten abgesetzt werden. Diese Ausgaben für Arbeitsmittel sind um das oben erwähnte „Homeoffice-Pauschale“ zu kürzen. Arbeitsmittel bis zu einem Betrag von EUR 800,00 können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben, Arbeitsmittel über EUR 800,00 müssen über die Nutzungsdauer verteilt werden.
• Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer Ausgaben für Anschaffungen von ergonomisch geeignetes Mobiliar bis zu EUR 300,00 pro Kalenderjahr steuerlich absetzen. Unter ergonomischen Mobiliar fallen zB Schreibtische, Drehstühle, Schreibtischlampen etc. Voraussetzung sind zumindest 26 Home-Office Tage im Kalenderjahr.

Ausgaben für ergonomisches Mobiliar können bereits in der Veranlagung 2020 bis zu einem Betrag iHv EUR 150,00 als Werbungskosten berücksichtigt werden. Dies kürzt jedoch den Höchstbetrag von EUR 300,00 für das Jahr 2021!

Sozialversicherung

Gemäß der Änderung der Lohnkontenverordnung ist es rückwirkend mit 01.01.2021 erforderlich, die Anzahl der Tage im Homeoffice je Monat zu erfassen. Um dem gerecht zu werden, bitten wir Sie, uns entweder monatlich oder alternativ erst am Jahresende die Anzahl der Tage pro Monat je Mitarbeiter mitzuteilen.